Nikmati Hidup Tanpa Kertas dengan Gaya Hidup Digital

Sepertinya tidak pernah ada 'kantor tanpa kertas' di kehidupan nyata.  Kenyataannya, bagaimanapun, Anda harus menciptakan kantor tanpa kertas jika menginginkan keuntungan lebih bagi kantor Anda.

Jika Anda seseorang yang masih mencetak email, halaman web, dan dokumen lainnya, Anda dapat berhenti sekarang. Ada cara yang lebih baik untuk melacak informasi Anda dan mengaksesnya lebih cepat karena kita tidak dapat mencari sebuah dokumen dengan kata-kata jika kita menyimpannya di kertas.

Permasalahan dalam Printer
Banyak permasalahan pada printer, berikut salah satu permasalahan dari penggunaan printer yang tidak praktis :

Printer mahal dan tidak nyaman, memerlukan tinta yang harus diisi terus-menerus , kertas printer, dan printer yang mahal karena printer inkjet yang murah pasti kualitasnya jelek. Semua kertas harus disimpan dengan benar agar mempermudah pencarian, dan menyimpan dokumen dengan kertas tidak dapat Anda akses ketika Anda jauh dari kantor, dan Anda hanya memiliki satu salinan sehingga Anda berada dalam kesulitan jika ada sesuatu terjadi pada dokumen Anda.

Printer memerlukan sebuah meja, sedangkan sekarang kita sudah mempunyai komputer di saku kita, tablet yang ukurannya hampir sama dengan sebuah buku kecil, dan layanan cloud yang dapat mencadangkan dan menyelaraskan semua dokumen Anda di semua perangkat Anda. Anda dapat mencari dokumen Anda yang telah tersimpan dengan kata-kata yang berkaitan dengan dokumennya sehingga Anda tidak perlu mengatur dan menguasai sistem pengarsipan yang rumit.

Solusi agar tidak selalu mencetak
Sudah lama Waartech telah berhenti untuk mencetak, tetapi ada banyak orang di luar sana yang masih mencetak email dan halaman web secara teratur. Kami akan mencoba untuk menawarkan beberapa tips untuk memandu Anda jauh dari printer dan menjadi cara baru untuk menyimpan dan mengatur informasi yang praktis.

• Buat Arsip Digital: Pertama, Anda harus memutuskan di mana Anda akan menyimpan dokumen Anda bukan untuk di cetak. Kami akan merekomendasikan beberapa jenis layanan clouding yang dapat disinkronisasi di semua perangkat Anda sehingga Anda dapat mengaksesnya di smartphone dan tablet serta PC Anda. Banyak orang menggunakan Evernote sebagai file arsip mereka. Tetapi Anda juga dapat menyimpan dokumen di layanan clouding  seperti Dropbox ,Google Drive , atau Microsoft SkyDrive. Jika Anda benar-benar memilih penyimpanan lokal, Anda bisa menyimpan file ke satu folder di PC Anda - tetapi hal ini akan membuat Anda kurang nyaman karena Anda harus secara manual menyalin file ke perangkat lain jika Anda ingin melihatnya di tempat lain.

• Cetak ke PDF: Apa pun yang Anda inginkan untuk dicetak, apakah itu tanda terima, dokumen, email, atu halaman web - cetaklah ke file PDF(Portable Document Format).Anda akan  dapat menyimpan printer visual PDF tersebut di Evernote atau Dropbox sehingga memudahkan Anda untuk membukanya di perangkat lain.

• Percetakan Email: Email dapat dicetak ke PDF, cobalah membuat folder khusus atau label agar Anda mudah mencarinya jika dibutuhkan.

• Mencetak Halaman Web: Jika Anda masih sering mencetak halaman web, lebih baik hentikan kegiatan itu sekarang dan cetaklah ke PDF sebagai gantinya. Anda juga bisa bookmark webnya untuk melihatnya nanti. Jika Anda ingin membaca halaman web, gunakanlah layanan seperti Pocket atauInstapaper untuk membuat daftar hal-hal yang ingin Anda baca. Layanan seperti ini mengambil halaman web, mengubahnya menjadi dibaca, teks saja artikel, dan bahkan menyimpannya secara offline pada perangkat mobile sehingga Anda dapat membaca halaman web kemudian tanpa harus mencetak.

• Mencetak Maps: Anda tidak harus mencetak peta jika Anda memiliki smartphone dengan GPS. Jika Anda menggunakan Google Maps, Anda dapat masuk ke dalam aplikasi Maps Google dan melihat daftar pencarian yang telah Anda buat di situs Google Maps pada PC Anda. Tentu saja, Anda bisa mencetaknya peta ke PDF.

• Dokumen Fax: Anda dapat menggunakan layanan seperti HelloFax untuk mengirim faks melalui web. HelloFax menawarkan lima faks gratis per bulan - ini harus lebih dari cukup untuk pengguna rumahan yang hanya kadang-kadang perlu fax bisnis.

• Apa yang Harus Dilakukan Dengan Dokumen Kertas Lama Anda: Anda dapat memindai dokumen lama Anda ke file PDF dengan scanner.

Kelebihan File Digital Anda

• Backup: File Anda didukung jika Anda telah menyimpannya dengan layanan seperti Evernote, Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Jika rumah Anda terbakar, Anda tidak akan kehilangan dokumen penting Anda.
• Search: Anda dapat dengan mudah mencari di semua dokumen elektronik Anda untuk menemukan dokumen yang Anda butuhkan tanpa memilah-milah pegunungan kertas.Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, bahkan Windows - mereka semua memiliki teks lengkap fitur pencarian.
• Akses dari mana saja:  Dokumen Anda dapat diakses di mana saja entah itu di PC, smartphone, maupun di tablet. Sehingga Anda tidak perlu repot-repot membawa kertas yang lebih berat.
• Lebih Hemat: Anda akan menghemat uang karena Anda tidak perlu membeli tinta, printer, dan tumpukan kertas printer.

Tentu saja, beberapa dokumen mungkin terlalu sensitif untuk disimpan secara online. Dalam situasi seperti ini, Anda dapat menggunakan enkripsi dan menyimpannya dalam layanan seperti Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Orang akan membutuhkan password sebelum mereka dapat mengakses dokumen Anda.

Artikel ini Waartech buat karena terinspirasi mimpi Charles M. Geschke & John E.Warnock pendiri Adobe yang berkeinginan membuat dunia tanpa kertas (paperless world). Mimpinya memang kurang masuk akal tapi sekarang sudah mulai terwujud berkat usaha keras mereka menciptakan Adobe Systems yang pastinya sangat kita butuhkan di semua gadget. 

Sumber : Howtogeek